一、公文寫作基本要求

公文是一種特殊的文章，寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外，還需要遵循一些特殊的規律，公文寫作基本要求就是對這些規律的反映。其內容是：合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規范、完整、清晰、耐久。

二、行文規則

行文規則是關于正確有效傳遞文件的規定，也是撰擬公文的指導依據。遵守行文規則具有重要意義。

行文規則的主要內容包括：根據機關間的工作關系準確行文;選擇適宜的行文方式，一般不越級行文;正確選擇主送、抄送機關;明確發文權限，不越權行文;堅持“黨政文件分開”;聯合行文時，作者應為“同級”;行文前需就有關問題協商一致;嚴格控制文件數量，簡化行文手續。

三、文稿書寫規范

文稿書寫規范主要涉及：文稿用紙要求;圖文區的規定;稿紙的使用;書寫格式要求;字體與各種計量單位的使用;標點符號使用;外文字母書寫;公文中的數字表示;序號表示;標注格式設計、排版、印刷注意事項的要求;文稿的修改;頁碼的標注;注釋的處理;公式的處理;文中的表格的編排。

四、公文寫作的一般步驟

(一)公文寫作前的準備

1• 明確行文目的和要求。

2•確立公文主題。

3•選定公文文種。

4•占有材料。

5•確定具體表達方式。

(二)撰擬文稿

1•安排好結構，一是確定總體的構成;二是確定正文的具體構成，解決好各組成部分的編排次序，安排各層次、段落間的銜接與轉換，處理好開頭和結尾。

2•擬出寫作提綱。

3•正式撰擬文稿。

(三)審核修改

文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行，要按規定的程序進行。

五、公文的語言特點

公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規范。這些特點具體體現在公文詞語、公文語句、公文表達、公文修辭中。

六、公文詞語的選擇

在選擇詞語的過程中應注意： 認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際;注意分辨詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場觀點;注意詞語聲音和語調對語義的影響，以提高表達效果;注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則;注意公文具體使用場合對詞語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制執行性;注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以“有的放矢”便于理解和執行;注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果;注意根據上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性;注意根據文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力;注意詞語的規范性，以提高公文溝通的效果，擴展溝通的范圍。

七、公文中特殊事物和概念的表達要求

在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中，除了必須遵循一般的語法規則、邏輯規則之外，還必須遵循一些特殊要求。其中特別需要注意：時間的表達;空間的表達;職務、姓名的表達;數量的表達;范圍的表達;程度的表達;語氣、神態的表達。

八、公文修辭

公文修辭在其所追求的效果方面，重準確鮮明、質樸平勻、精練順達，反對含糊暖昧、繁冗堆砌、輕浮造作，重內在美而不只求形式美;在修辭手法方面，以消極修辭手法為主，以積極修辭手法為輔，重在選詞煉句及章法方面下功夫，審慎使用修辭格。

九、公文專用詞語

由于表意和表現特殊色彩的需要，公文中有一些出現頻率較高的詞語。這些詞語詞形確定，詞義精確特定，用途穩定專門，并為從事公文工作的人們所熟悉，它們就是公文專用詞語。正確地使用公文專用詞語可使寫者順手，讀者便當，保證表意精當得體，理解精確周嚴，可提高制發和處理公文的質量與效率。

依照具體用途的不同，公文專用詞語可被劃分成多種，其中比較常見的有：稱謂詞語、領敘詞語、追敘詞語、補敘詞、承轉詞語、祈請詞語、商洽詞語、受事詞語、感盼詞語、令知詞語、告誡詞語、見解詞語、判定詞語、時態詞語、目的詞語、報送詞語、頒行詞語、核查詞語、結尾詞語等。

十、公文語言表達的簡化

簡化公文語言表達的方法主要是： 取消、壓縮、替代、合并。

十一、公文中避免歧義的一般方法

歧義是指語句有兩歧或多歧意義，可同時形成兩種或多種解釋的一種語言現象。在文件中，歧義是一種非常有害的語病，它將使作者與受文者對文件內容無法建立一致的理解，無法實現溝通目的。因此，必須避免歧義的出現。

歧義的出現是有規律的。

消除歧義的主要途徑是語言變換;禁止濫用省略;在語句中增加必要的限定修飾成分;禁用夸張、擬人、反語、雙關等修辭格;語調一般不附加語義，必須附加時用標點符號作為輔助表達方式，保證語句含義單一明確;以上下文提供盡可能充分的語言環境。